Modelli e strumenti per la gestione dei processi di mobilità e il miglioramento delle performance organizzative

LINEA A: “ELABORAZIONE DEGLI STRUMENTI E SVILUPPO DEL KNOW HOW”

La Linea A è dedicata allo sviluppo di strumenti di rilevazione e procedure on line, metodologie di intervento, attività di accompagnamento idonei a sostenere il processo di innovazione istituzionale e amministrativo attivato dalle riforme e che possano essere di supporto alla riorganizzazione delle funzioni provinciali e all’ avvio dei processi di mobilità.

 Alcune iniziative saranno realizzate, in sinergia e ad integrazione delle attività previste nel progetto “Verso la costituzione delle Aree metropolitane e la riorganizzazione delle funzioni provinciali”, e nel progetto “Sostegno all’avvio dei processi di mobilità e alla riorganizzazione delle funzioni delle attività provinciali, “ e riguarderanno la predisposizione di linee guida, l’attivazione di una  comunità on line ,la realizzazione di azioni  di assistenza alla redazione dei piani di riassetto degli enti di area vasta e delle città metropolitane, anche per le amministrazioni  delle regioni del Centro e del Nord del paese.  Per quanto attiene ai processi di mobilità che interessano le risorse umane delle province sarà fornito uno specifico supporto al Dipartimento della Funzione Pubblica per l’applicazione della Circolare n. 1/ 2015 e la costruzione del Portale per l’incontro tra domanda e offerta di mobilità.

Nello specifico  saranno realizzate le  seguenti attività: mappatura degli enti in base alla definizione introdotta dalla l. 190/ 2014; predisposizione di una base dati delle amministrazioni coinvolte nelle procedure di mobilità articolata per comparti , ambiti di contrattazione e qualifiche dei dipendenti; messa a punto della metodologia per l’aggregazione delle funzioni e servizi ante l56/14 riportandole nelle funzioni fondamentali e non fondamentali  degli enti di area vasta; individuazione e quantificazione dei dipendenti  da dichiarare in mobilità; elaborazione del percorso e  delle fasi della programmazione dei fabbisogni di risorse umane, della  verifica dei budget  assunzionali e della  formulazione di offerta  da parte delle amministrazioni censite; progettazione e sviluppo delle funzionalità del portale per l’avvio dell’individuazione della domanda e dell’offerta.

Attività A.1: Indagine conoscitiva sul personale delle PA con contratto a termine nell’ottica della razionalizzazione delle dotazioni organiche e Indagine sulle dotazioni organiche delle province, delle regioni e dei comuni

Sarà condotta d’intesa con il Dipartimento della Funzione pubblica una apposita rilevazione on line sui contratti a termine in corso nelle pubbliche amministrazioni, secondo quanto previsto nel D L n.101 del 31/8/2013 “Disposizioni urgenti per il perseguimento di obiettivi di razionalizzazione nelle PA” in fase di conversione in legge.

La rilevazione ha lo scopo di individuare il personale non dirigenziale titolare di un contratto a termine da almeno tre anni degli ultimi cinque anni e di acquisire informazioni sulle facoltà assunzionali delle amministrazioni a risorse economiche invariate, in coerenza con la programmazione dei fabbisogni e tenuto conto degli esiti, in ciascuna amministrazione, della rilevazione delle situazioni di soprannumero o di eccedenze di personale. Sarà predisposto il questionario d’indagine e l’applicativo informatico dedicato all’invio dei questionari, all’autenticazione delle amministrazioni destinatarie della rilevazione, alla raccolta dei dati e delle informazioni, e all’elaborazione statistica dei dati.

Sarà inoltre svolta una indagine con la collaborazione della SDA Bocconi volta ad analizzare la consistenza e le caratteristiche professionali del personale delle province, la distribuzione dei diversi profili professionali sui servizi e funzioni ante legge 56/ 2014, i possibili flussi di mobilità all’interno degli ambiti provinciali/regionali in relazione alle dotazioni organiche delle Regioni e dei comuni capoluogo di riferimento.

Attività A.2: Costituzione di una Cabina di Regia. Individuazione di priorità strategiche e operative a livello regionale.

E’ prevista la costituzione di una Cabina di Regia o Tavolo Tecnico  presieduta dal DFP di cui faranno parte le Regioni interessate, le Associazioni degli enti locali ed esperti con il compito di definire indirizzi interpretativi univoci per l’implementazione delle nuove disposizioni normative; promuovere momenti strutturati di confronto con i referenti istituzionali, gli stakeholder e gli uffici regionali di riferimento per  la raccolta delle informazioni e la definizione delle priorità di intervento; formulare i criteri in base ai quali identificare le leading practices; identificare caratteristiche e contenuti dei documenti metodologici e modelli da fornire alle amministrazioni.

La Cabina di Regia si coordinerà inoltre con la Conferenza Unificata Stato – Regioni – Enti locali e/o Conferenza delle Regioni per la verifica in itinere dell’applicazione della normativa e dei suoi riflessi all’interno delle amministrazioni.

Nell’ambito della Cabina di Regia si potrà infine valutare l’interesse delle Regioni destinatarie del progetto alla costituzione, presso le loro sedi, di Tavoli Tecnici con lo scopo di elaborare indirizzi mirati e specifici modelli che tengano conto delle caratteristiche dei contesti di riferimento e delle tipologie di enti con soprannumero e vacanze di organico al fine di ricollocare il personale inserito in disponibilità.

Le principali linee di attività, da sviluppare d’intesa con il DFP possono essere:

• ricognizione/analisi delle politiche e delle leggi regionali in materia di esuberi e mobilità collettiva nelle amministrazioni territoriali;
• Ricognizione e monitoraggio delle leggi regionali di riforma delle funzioni provinciali
• svolgimento di incontri presso le amministrazioni regionali e locali per un approfondimento delle situazioni in essere, dei vincoli e delle opportunità presenti a livello territoriale;
• identificazione di percorsi di miglioramento dell’intero processo, dall’analisi della dotazione organica  all’attivazione delle procedure di mobilità collettiva a livello regionale.

Attività A.3: Workshop di approfondimento e confronto con amministrazioni pilota  

E’ prevista l’organizzazione di alcuni workshop (4-6), a carattere interregionale, rivolti alla dirigenza di amministrazioni, individuate con il supporto della Cabina di Regia, interessate a dare attuazione ad una attività di accompagnamento all’implementazione della normativa e alla messa in comune di esperienze, informazioni, competenze sulle aree di intervento della mobilità.

I workshop, alcuni dei quali potranno essere svolti anche a livello centrale e/o con modalità on line (webinar e videoconferenza), avranno in particolare lo scopo di:

• analizzare lo stato dell’arte, le criticità e gli aspetti di maggiore interesse che emergono dalle esperienze delle amministrazioni coinvolte;
• promuovere un confronto tra le stesse amministrazioni e con amministrazioni diverse su metodologie di analisi organizzativa e di gestione dinamica della dotazione organica per il miglioramento della distribuzione delle professionalità nelle diverse strutture interne ed esterne;
• fornire indicazioni su strumenti e programmi di formazione - assistenza per le amministrazioni che si candideranno all’attuazione dei progetti pilota.

Si prevede di costituire una base dati (individuazione di 4-5 casi di successo, messa a punto di materiale quantitativo – qualitativo sulle esperienze degli enti, sui risultati ottenuti, sulle modalità seguite per favorire l’incontro tra domanda ed offerta di lavoro sul territorio a livello nazionale) che consenta esercizi di benchmarking tra amministrazioni.

Tale attività di confronto sarà condotta anche attraverso lo spazio web Innovatori PA (www.innovatoripa.it) dedicato alla mobilità del personale pubblico

Attività A.4: Messa a punto di modelli, strumenti operativi e funzionalità del Portale dedicato alla mobilità del personale delle province

Il lavoro  in particolare sarà orientato alla definizione  delle funzionalità del portale  in grado di favorire:

• l’incontro tra domanda e offerta di mobilità;
• l’analisi dei fabbisogni di professionalità;
• la rilevazione di eventuali eccedenze;
• il trasferimento di personale dall’amministrazione di provenienza ad una amministrazione ricompresanello stesso ambito provinciale / regionale che presentiposti vacanti o fabbisogni professionali da soddisfare

Saranno messe a punto in particolare Schede standardizzate e Check List di analisi/autoanalisi in grado di supportare le amministrazioni nella attività di ricognizione complessiva delle professionalità necessarie per il raggiungimento degli obiettivi e delle attività istituzionali, secondo i seguenti step di massima:

1. analisi delle priorità strategiche e degli obiettivi operativi approvati dall’amministrazione;
2. analisi della struttura organizzativa interna e della dotazione di personale esistente;
3. individuazione delle nuove esigenze di personale in termini di competenze e professionalità richieste per raggiungere gli obiettivi assegnati, oppure per svolgere nuove funzioni;
4. rilevazione delle eventuali eccedenze di personale;
5. analisi delle competenze professionali del personale in esubero
6. verifica delle possibilità di ricollocazione presso altre strutture esterne e di eventuali interventi di riqualificazione necessari.

LINEA B: “PROGETTI PILOTA”

Prevede l’avvio di progetti pilota con le Amministrazioni selezionate (massimo 20 amministrazioni totali) per l’applicazione, a carattere sperimentale, della strumentazione messa a punto.

Attività B.1: Seminari di presentazione degli strumenti e delle modalità di svolgimento delle attività di accompagnamento alla redazione dei Piani di riassetto e ai processi di mobilità. Selezione delle amministrazioni

Anche le attività di tale Linea saranno realizzate in sinergia e coordinamento con  i progetti prima elencati in coerenza con gli obiettivi da perseguire  di sostegno al  processo di innovazione istituzionale introdotto dalla riforma. Per tale motivo l’avvio di progetti pilota e/ azioni di sperimentazione interesserà anche le amministrazioni del Centro- Nord.

Le amministrazioni (max 20) saranno individuate attraverso manifestazioni d’interesse o in base allo stato di avanzamento della riorganizzazione interna e saranno promosse attraverso dei seminari di presentazione che si terranno a livello interregionale e regionale

Le amministrazioni potranno manifestare il loro interesse compilando una scheda di adesione nella quale sinteticamente indicheranno gli obiettivi che si intendono raggiungere, gli strumenti e i modelli esistenti per la gestione degli organici e i referenti interni che garantiranno l’impegno a partecipare al progetto di accompagnamento.

Attività B.2: Progetti pilota- azioni di miglioramento

Le attività di accompagnamento alle amministrazioni selezionate  saranno sviluppate in coerenza con le metodologie e gli strumenti definiti nell’attività precedente.

Saranno attivati degli esperti territoriali che svolgeranno attività di audit con le amministrazioni selezionate e definiranno gli aspetti da considerare per la redazione del piano di riorganizzazione dell’ente e per l’individuazione del personale da dichiarare in mobilità in base alle funzioni e attività esercitate.

 Le azioni di miglioramento prevedono un affiancamento alle amministrazioni per le attività operative necessarie allo svolgimento delle fasi di pianificazione/programmazione delle risorse umane- dall’analisi dei fabbisogni e della dotazione organica fino alla rilevazione delle eccedenze , nonché per la riorganizzazione delle funzioni e dei servizi riassegnazione del personale a strutture interne o esterne.- In particolare sarà definito con le stesse amministrazioni un piano delle azioni da realizzare utilizzando gli strumenti predisposti.

Le fasi operative del percorso sono di seguito sinteticamente descritte:

Fase 1: Analisi del contesto interno/esterno delle amministrazioni coinvolte e messa a punto dei progetti pilota

Fase 2: Assistenza on site per lo sviluppo  delle azioni di miglioramento

Fase 3: Accompagnamento formativo- Laboratori e Webinar
Obiettivi specifici: Risultati attesi: Attivita: